Facility Management e inmuebles: De la gestión a la estrategia
Enrique Carrero Álvaro
Presidente de IFMA España
El Facility Management es una disciplina que engloba diversas áreas para asegurar y gestionar el mejor funcionamiento de los inmuebles y sus servicios asociados. La norma Europea en Facility Management, ISO 41011-2017 define a esta disciplina como “una función organizativa que integra las personas, los espacios de trabajo y los procesos, dentro del entorno del inmueble, con el propósito de mejorar la calidad de vida de las personas y mejorar la productividad de su actividad principal”. A estos yo suelo añadirles la Tecnología como otro factor fundamental a integrar por parte del Facility Management.
Los responsables de esta gestión son los Facility Managers, profesionales con una alta formación en distintos campos, y encargados de gestionar todos aquellos aspectos que hacen que organizaciones y empresas sean más eficientes y productivas en oficinas, instalaciones, industrias, e infraestructuras públicas y/o privadas.
En los últimos años, la concepción del Facility Management ya había experimentado un proceso de madurez empresarial en el ámbito inmobiliario. Sus profesionales, y también las empresas proveedoras de estos servicios, habían elevado sus estándares, incorporando niveles avanzados de servicio y tecnología. Los modelos de FM resultantes habían crecido en tamaño y complejidad, pasando de enfocarse exclusivamente en la eficiencia de los costes operativos a abordar una perspectiva más completa e integral, asumiendo actividades primordiales para las organizaciones.
EL RETO DE PRESERVAR EL VALOR DE LOS EDIFICIOS
El sector inmobiliario es uno de los más afectados por todas las nuevas regulaciones y cambios sociales que han afectado nuestra forma de trabajar. Ante esto, para preservar el valor de los activos inmobiliarios es imprescindible aplicar nuevas formas de gestión, con foco en los criterios ESG y en la aplicación de tecnologías disruptivas. El Facility Management por su naturaleza, es el profesional clave y necesario para conseguirlo, teniendo un papel muy destacado en dicha gestión.
Los edificios que facilitan una mejor calidad de vida, esto es mejor diseñados y gestionados, suelen tener un mayor potencial de salida en el mercado inmobiliario, ya que los ocupantes y los inversores buscan propiedades que brinden una experiencia de vida agradable a quienes los habitan y cumplan con sus necesidades y preferencias.
Repasemos brevemente qué retos afrontan hoy en día los inmuebles y cómo podemos llegar a que su gestión sea más eficiente:
✖ Foco en las personas: los inmuebles deben aportar una solución eficaz y eficiente para las necesidades del usuario.
✖ Eficiencia energética: La creciente conciencia sobre el cambio climático ha aumentado la presión para que los edificios sean más eficientes en el uso de la energía. La gestión de edificios debe encontrar formas de reducir el consumo de energía, y recursos hídricos, y adoptar tecnologías sostenibles y que éstos cuenten con las máximas certificaciones ambientales.
✖ Tecnología inteligente: La implementación de tecnologías inteligentes, como sensores, sistemas de automatización y plataformas de gestión de edificios, es un reto. La adopción exitosa requiere inversiones significativas y la formación adecuada del personal.
✖ Mantenimiento y gestión de activos: Los edificios requieren un mantenimiento constante para garantizar su funcionamiento óptimo y prolongar su vida útil. Gestionar el mantenimiento de manera proactiva, programando inspecciones y reparaciones antes de que surjan problemas, es un desafío constante.
✖ Seguridad: Garantizar la seguridad de los ocupantes y los activos dentro de un edificio es crucial. Esto incluye la gestión de sistemas de seguridad física, como cámaras y controles de acceso, así como la ciberseguridad para proteger los sistemas de automatización.
✖ Cumplimiento normativo: Los edificios deben cumplir con una variedad de regulaciones y códigos de construcción locales, regionales, nacionales y supranacionales. Un verdadero tsunami normativo, en algunas ocasiones. La gestión de edificios debe estar al tanto de estos requisitos y asegurarse de que el edificio cumpla con todas las normativas relevantes.
✖ Gestión de residuos: La gestión adecuada de residuos, incluida la implementación de prácticas de reciclaje, es un desafío importante para los edificios. Esto no solo implica la disposición final de los residuos, sino también la reducción del desperdicio durante la construcción y operación.
✖ Adaptación a nuevas tecnologías: La rápida evolución de la tecnología puede hacer que sea difícil para los edificios existentes mantenerse al día. Integrar nuevas tecnologías de manera efectiva sin interrumpir las operaciones existentes es un reto constante.
✖ Gestión del espacio: Optimizar el uso del espacio dentro de un edificio, especialmente en entornos de oficina, es un desafío, más si tenemos en cuenta que sólo entre Madrid y Barcelona hay más de 17 millones de m2 de oficinas. La gestión eficiente del espacio puede mejorar la productividad y la comodidad de los ocupantes.
✖ Gestión de datos: Con la creciente cantidad de datos generados por los sistemas de gestión de edificios, la gestión eficiente y segura de estos datos se vuelve esencial. Esto incluye cuestiones relacionadas con la privacidad y la protección de datos.
✖ Fidelización y atracción del talento. Como complemento del foco en las personas, el espacio de trabajo ya es un activo para conseguir a los mejores profesionales en las organizaciones. Los empleados cuando acuden a la oficina deben hacerlo porque saben que podrán desarrollar plenamente sus capacidades productivas, creativas y colaborativas.
INMUEBLES TECNOLÓGICOS Y QUE CUMPLAN CRITERIOS ESG
Vistos los retos, analicemos ahora cómo podemos desde el Facility Management aportar soluciones a dos de los aspectos antes citados, y que afectan de manera transversal al resto. Nos referimos a la adopción de la tecnología y cómo una gestión del inmueble aplicando criterios ESG puede aportarles valor, además de mejoras a todos los profesionales que desde allí trabajan.
En cuanto a la tecnología, los Facility Managers ya la están aplicando en la mejora de la eficiencia, la productividad y la seguridad de sus operaciones. Como ejemplos, el almacenamiento de datos en la nube para mejorar la flexibilidad y la escalabilidad; la IA para automatizar tareas; la realidad aumentada y la realidad virtual para mejorar la formación y el mantenimiento de edificios, la IoT para recopilar datos y mejorar la eficiencia de sus operaciones…
La analítica de datos nos está permitiendo transformar simples datos en significados, en relaciones, en patrones, y sobre todo en decisiones que, al apoyarse en esta información, van a ser siempre más coherentes, más objetivas y más inmediatas y útiles para la organización. Así, entendiendo los patrones de teletrabajo de las personas podremos decidir si debemos tener más o menos puntos de trabajo preparados, o limpiar zonas de manera más o menos recurrente. Una apuesta tecnológica entendida por sus dos espectros, el del hardware y el del software. Necesitamos elementos hardware tipo dispositivos IoT para geolocalizar activos, contar accesos, medir la temperatura, pero a la vez necesitamos softwares de gestión, como el GMAO o el BIM, que permitan actuar sobre los activos, la climatización o gestionar los espacios.
Ya hemos apuntado como la forma en que los empleados se relacionan con las empresas ha cambiado de forma drástica en los últimos tiempos, tanto es así que muchas veces es el empleado quien escoge la organización a la que se incorpora y no a la inversa, como ha ocurrido hasta ahora. La evolución hacia modelos de trabajo híbridos, así como la creciente relevancia de la sostenibilidad como elemento clave del modelo de negocio y de la cultura corporativa, ha provocado que las empresas se tengan que adaptar para ofrecer a sus empleados una propuesta de valor al empleado mucho más enfocada en la sostenibilidad, el propósito y en el bienestar.
En este contexto, los inmuebles que acogen espacios de trabajo juegan un papel clave para impulsar la apuesta de la compañía por la sostenibilidad integral y por proporcionar un entorno de trabajo saludable que permita atraer, desarrollar y fidelizar el mejor talento. Y cuando hablamos de espacios sostenibles, no nos referimos solo a inmuebles que reduzcan el impacto ambiental, sino lugares de trabajo digital, habilitados para la tecnología e impulsados por los datos, que promueven un entorno multigeneracional productivo y fomentan la colaboración cruzada. Entornos donde se cumplen los criterios Ambientales, Sociales y de Gobernanza (ESG).
Aquellos edificios que no acrediten un nivel suficiente de cumplimiento de esos criterios estarán abocados a la obsolescencia ya que todos estos aspectos impactan positivamente en las rentas, la comercialización, el acceso a financiación verde y el valor, entre otros aspectos. Los criterios ESG ya son un verdadero activo en las valoraciones.
MÁS ALLÁ DE LA MERA ADMINISTRACIÓN DE COSTES
Durante un periodo considerable, la eficiencia de costes operativos fue el núcleo central de los modelos de Facility Management. Este enfoque estaba parcialmente motivado por la percepción difusa del valor añadido de esta especialidad a las organizaciones, a menudo visto como un gasto adicional sin una contribución clara a los resultados financieros.
Ya no es así. Si hasta hace poco tiempo el profesional del Facility Management era quién se encargaba de gestionar los servicios del inmueble poniendo foco en el usuario, en la gestión y en el control del gasto; en la actualidad ha ido evolucionando y ha encontrado una nueva ventana de oportunidad donde, a partir de la información recabada con datos de indicadores y escuchando a los usuarios, puede colaborar en funciones más amplias dentro del Corporate Real Estate. Esto es focalizándose en el inmueble, gestionar su ciclo de vida y transacciones, analizando y controlando la inversión y desarrollando tácticas y estrategias para la cartera inmobiliaria.
La narrativa ha evolucionado, y ahora Facility Manager se concibe no solo como un administrador de costes, sino como un facilitador estratégico con profesionales que buscan no solo optimizar la eficiencia operativa, sino también mejorar la productividad, la satisfacción del personal y la experiencia global de los usuarios inmobiliarios. Como conclusión, señalar que el profesional del Facility Management se está convirtiendo en la figura crítica de cualquier organización, ganando más peso cada día, yendo mucho más allá de ser un mero ejecutor de operaciones eficientes, pasando a ser considerado como el artífice de la calidad de los inmuebles, mejorando la experiencia y calidad de vida de las personas que los habitan.